Som arbejdsgiver er det dit ansvar at holde styr på medarbejdernes timer, overarbejde og fravær. Skab tydelighed om retningslinjerne på din bedrift, og prøv om elektronisk tidsregistrering letter din administration, lyder rådet fra Velas’ løn- og HR-rådgivere
”Mange arbejdsgivere bruger rigtig meget tid på at holde styr på timesedler og på at forklare medarbejderne, hvordan de skal notere deres timer. Hvis der er ansatte med udenlandsk baggrund, gør sprogbarrieren det endnu mere kompliceret”, siger Bente Mouridsen som er løn- og HR-rådgiver hos Velas.
Tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder er en meget vigtig faktor for arbejdsglæde, trivsel og effektiv drift på arbejdspladsen. Og gensidig klarhed om, hvad der er aftalt omkring arbejdstid, turnusplan og fravær er ét af de emner, som kan være afgørende for, at samarbejdet fungerer.
Samtidig er det vigtigt for dig som arbejdsgiver, at du har dokumentation for de aftaler, du indgår med medarbejderne. Både for at undgå misforståelser, og for at have grundlaget i orden, hvis der skulle opstå en konflikt mellem dig og en ansat.
I Velas’ Løn & HR-team oplever vi, at flere og flere landmænd er nysgerrige på, om elektronisk tidsregistrering kan lette administrationen af de ansattes timer og samtidig bidrage til at skabe gennemsigtighed. Løn- og HR-rådgiver Jørgen Kjærgaard forklarer:
”Med elektronisk tidsregistrering får arbejdsgiveren en sikkerhed for, at medarbejderen rent faktisk er mødt til aftalt tid. Og både arbejdsgiver og medarbejder kan gå tilbage og se de registrerede timer, som har dannet grundlag for lønnen den pågældende måned. Vi hører fra kunder, at denne gennemsigtighed ofte gør dialogen mellem arbejdsgiver og medarbejdere nemmere.”
Elektronisk tidsregistrering – hvordan fungerer det?
Elektronisk tidsregistrering er et it-system, hvor medarbejderne registrerer deres arbejdstid elektronisk enten via en app på en mobiltelefon eller på en terminal, der hænger på væggen. Medarbejderne registrerer, når de kommer, og når de går. I nogle tidsregistreringssystemer kan man også lægge en fast turnusplan ind for medarbejderne, som gør det nemmere at holde styr på normtid og overarbejdstimer.
”Der er en del leverandører af elektronisk tidsregistrering på markedet, og i Team Løn & HR oplever vi, at leverandørerne generelt er gode til at forstå landmændenes behov”, siger Bente Mouridsen og nævner Intempus, SmartTid, BoviSoft og FarmTime som eksempler på tidsregistreringssystemer, der bruges af Velas’ kunder.
Jørgen Kjærgaard supplerer: ”Hvis en kunde er nysgerrig efter at prøve elektronisk tidsregistrering, opfordrer vi kunden til at tage en snak med en eller flere leverandører for at finde ud af, hvilket system der bedst matcher netop dét, kunden synes, er vigtigst.”
Velas klarer selve lønadministrationen, og arbejdsgiveren styrer selv, hvornår løn- og HR-rådgiveren i Velas kan hente data fra tidsregistreringssystemet i forbindelse med lønkørsel. ”Fra Velas’ side kan vi sagtens håndtere data fra flere forskellige tidsregistreringssystemer, når vi laver lønnen. Kunden skal vælge det system, der bedst passer til hans eller hendes behov”, siger Jørgen Kjærgaard.
Høj grad af fleksibilitet
Både for arbejdsgiver og medarbejder kan elektronisk tidsregistrering være en fleksibel løsning ift. registrering af timer. Arbejdsgiveren vælger selv, om det skal være en app-løsning eller en terminal, som er monteret et sted på arbejdspladsen. For medarbejderen er det nemt at ”klikke sig ind eller ud” – systemet lagrer tidsregistreringen.
Også i forbindelse med lønindberetningen er der en fleksibilitet for kunden. Bente Mouridsen forklarer: ”Jeg aftaler med kunden på forhånd, hvornår oplysningerne ligger klar og godkendt fra arbejdsgivers side i systemet. Derefter går jeg selv ind og henter oplysningerne, og kunden behøver derfor ikke at ringe eller maile til mig med timeoplysningerne. Vi har dog stadig en god dialog om både løn- og personalespørgsmål, men vi tager snakken på de tidspunkter, der passer kunden bedst.”
Tydelige retningslinjer hjælper de ansatte
Som arbejdsgiver hjælper du dine ansatte, hvis du er tydelig omkring retningslinjer og de forventninger, du har til medarbejderne. Først og fremmest skal du sørge for, at alle relevante oplysninger fremgår af ansættelseskontrakten.
Og det kan være en god idé at lave en enkel personalehåndbog på dansk og evt. engelsk som et supplement til den dialog, man løbende har med de ansatte. Ikke mindst når der ansættes nye medarbejdere.
”Når man har budt sine medarbejdere velkommen og klaret introduktionen, tænker man som arbejdsgiver måske, at så er informationen givet, og at det hele bare kører. Men som ny medarbejder får du rigtig meget information på kort tid, og det kan være svært at huske det hele”, siger Jørgen Kjærgaard og opfordrer kunderne til at kontakte deres løn- og HR-rådgiver, hvis de vil have hjælp til at få udarbejdet fyldestgørende ansættelseskontrakter eller en enkel personalehåndbog.
Bente Mouridsen runder af: ”Sæt ord på, at du som arbejdsgiver prioriterer klare rammer og styr på de ansattes arbejdstid for at sikre trivsel og ordentlige forhold i din virksomhed. På den måde sender du et positivt og tillidsvækkende signal til nuværende og fremtidige medarbejdere.”
