Privatlivspolitik for Velas I/S

 

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Velas I/S (”Velas”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler personoplysninger om kunder, potentielle kunder, kontaktpersoner, reelle ejere, repræsentanter og andre personer, hvis oplysninger vi modtager som led i vores rådgivning og øvrige aktiviteter. Politikken indeholder desuden overordnede oplysninger om opbevaring og sletning af øvrige oplysninger, som indgår i kundeforholdet.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:
Velas I/S
CVR-nr. 30869052
Trigevej 20, Søften
8382 Hinnerup
E-mail: velas@velas.dk
Telefon: 70 15 40 00

Henvendelser om databeskyttelse og udøvelse af rettigheder kan sendes til gdpr@velas.dk.

2. Formål med behandlingen

a) Levering og administration af vores ydelser

Vi behandler personoplysninger for at indgå og administrere kundeforhold, levere den aftalte forretningsmæssige og faglige rådgivning og øvrige ydelser, kommunikere med kunden, fakturere, dokumentere vores opgaveudførelse samt stille relevante selvbetjenings- og it-løsninger til rådighed.

b) Retlige forpligtelser, herunder kundekendskab og hvidvaskregler

Vi behandler personoplysninger, når det er nødvendigt for at overholde lovgivning, som Velas er underlagt. Det omfatter blandt andet gennemførelse og dokumentation af kundekendskabsprocedurer, identifikation og kontrol af kunder, reelle ejere og eventuelle repræsentanter samt risikovurdering, løbende ajourføring og kontrol efter hvidvasklovgivningen.

c) Markedsføring og faglig information

Vi behandler personoplysninger for at sende relevant markedsføring og faglig information og, hvor reglerne tillader det, målrette kommunikationen på baggrund af kundens relation til Velas, købshistorik samt oplyste eller udledte interesse- og fokusområder.

d) Hjemmeside, cookies og digitale tjenester

Vi behandler oplysninger om brugen af vores hjemmeside og digitale tjenester med henblik på nødvendig funktionalitet, statistik og forbedring af brugeroplevelsen. Nærmere oplysninger fremgår af vores cookiepolitik.

e) Forretnings-, produkt- og rådgivningsudvikling

Vi kan behandle oplysninger til analyse-, forsknings- og statistikformål med henblik på at udvikle vores forretning og rådgivningsydelser. Resultater anvendes så vidt muligt i aggregeret eller anonymiseret form. Eksempler kan være prognoser, brancheopgørelser, benchmarkgrundlag og konsekvensanalyser.

f) Retskrav, sikkerhed og dokumentation

Vi kan behandle oplysninger for at forebygge og håndtere misbrug og sikkerhedshændelser, dokumentere vores opgaveudførelse samt fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

3. Kategorier af personoplysninger

Afhængigt af kundeforholdet, den konkrete ydelse og vores retlige forpligtelser kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger:

• Identitets- og kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, CPR-nummer, CVR-nummer og CHR-nummer.
• Kunde-, aftale- og betalingsoplysninger, herunder kundenummer, aftalegrundlag, faktureringsoplysninger og købshistorik.
• Legitimations- og kundekendskabsoplysninger, herunder oplysninger fra legitimation, ejer- og kontrolstruktur, reelle ejere, tegningsberettigede og repræsentanter samt oplysninger indhentet som led i risikovurdering og løbende kontrol efter hvidvasklovgivningen.
• Oplysninger om virksomhedens drift, produktion, økonomi, ejerforhold og øvrige forhold, som er relevante for den aftalte rådgivning.
• Oplysninger fra selvbetjeningsløsninger og digitale tjenester, herunder bruger- og adgangsoplysninger samt onlineidentifikatorer som IP-adresse og cookies. Velas modtager som udgangspunkt ikke kundens personlige adgangskoder, medmindre dette er nødvendigt og lovligt i en konkret løsning.
• Kommunikation, korrespondance, dokumentation og oplysninger om de ydelser, vi leverer.
• Oplysninger om interesser og fokusområder i forbindelse med markedsføring.
• Følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, når det er nødvendigt for en konkret ydelse, eksempelvis medarbejderadministration eller krisehjælp.
• Oplysninger om strafbare forhold, sanktioner eller politisk eksponering, når behandlingen er nødvendig og lovlig, eksempelvis som led i kundekendskab og hvidvaskkontrol.

4. Kilder

Vi modtager først og fremmest oplysninger fra dig eller den virksomhed eller den person, som du repræsenterer. Vi kan desuden indhente oplysninger fra:

• offentlige myndigheder, eksempelvis Skatteforvaltningen
• offentlige registre, eksempelvis CVR, CPR og CHR
• landbrugets centrale databaser og fagsystemer
• leverandører, aftagere og øvrige forretningsforbindelser med relation til kunden
• pengeinstitutter, realkreditinstitutter, revisorer, advokater og andre rådgivere
• offentligt tilgængelige kilder samt leverandører af kontrol- og kundekendskabsoplysninger.

5. Behandlingsgrundlag

De behandlingsgrundlag, der er beskrevet nedenfor, anvendes afhængigt af det konkrete formål med behandlingen, som er beskrevet i afsnit 2. En behandling kan i nogle tilfælde være baseret på flere behandlingsgrundlag samtidig:

• Behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med dig, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.
• Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, herunder regler om bogføring, skat og hvidvask.
• Behandlingen er nødvendig for, at Velas eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Det kan blandt andet være administration og udvikling af kundeforhold, dokumentation, sikkerhed, forebyggelse af misbrug, direkte markedsføring i det omfang reglerne tillader det samt fastlæggelse og forsvar af retskrav.
• Behandlingen sker på grundlag af samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, når samtykke er påkrævet. Et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage med virkning for fremtiden.
• Når vi behandler følsomme personoplysninger, sker det på et relevant undtagelsesgrundlag efter GDPR artikel 9, stk. 2, eksempelvis udtrykkeligt samtykke, opfyldelse af arbejdsretlige, socialretlige eller sundhedsretlige forpligtelser eller fastlæggelse, udøvelse eller forsvar af retskrav.

Hvis kunden er en juridisk person, kan aftalen med kunden ikke i sig selv udgøre behandlingsgrundlaget for oplysninger om andre personer. I sådanne tilfælde anvender vi et andet relevant behandlingsgrundlag, typisk en retlig forpligtelse eller en legitim interesse.

I visse tilfælde er vi retligt forpligtet til at indhente og kontrollere oplysninger om kunder, reelle ejere og repræsentanter. Hvis de nødvendige oplysninger ikke kan indhentes eller verificeres, kan vi være forpligtet til ikke at etablere eller fortsætte kundeforholdet eller leveringen af den pågældende ydelse.

6. Modtagere og databehandlere

Vi kan, når det er nødvendigt og lovligt, videregive eller overlade personoplysninger til:

• offentlige myndigheder og offentlige registre
• leverandører og aftagere samt pengeinstitutter, realkreditinstitutter, revisorer, advokater og andre rådgivere, når det er nødvendigt for opgaven eller følger af kundens anmodning
• koncernforbundne eller nært samarbejdende virksomheder, når det er nødvendigt for levering eller administration af ydelser
• it-, hosting-, support-, kommunikations- og andre serviceleverandører, der behandler oplysninger efter instruks fra Velas
• samarbejdspartnere, der selv er dataansvarlige for deres behandling, når der er et lovligt grundlag for videregivelsen.
• SEGES, når vi i forbindelse med levering af vores ydelser anvender it-løsninger, som er udviklet eller drives af SEGES. SEGES kan i den forbindelse behandle oplysninger til analyse-, forsknings- og statistikformål. Oplysninger kan desuden sammenholdes med øvrige relevante data og indgå i benchmark-, analyse-, forsknings-, statistik- og udviklingsaktiviteter inden for landbrugets rådgivnings- og vidensmiljøer.

Databehandlere må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Velas og er underlagt krav om fortrolighed, sikkerhed og databeskyttelse.

7. Sikkerhed og fortrolighed

Velas har etableret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller adgang. Adgang til oplysninger begrænses til medarbejdere og relevante samarbejdspartnere med et arbejdsbetinget behov for adgang som led i udførelsen af deres arbejdsopgaver og levering af vores ydelser. De personer, der får adgang, er underlagt fortrolighed.

8. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag efter GDPR kapitel V, eksempelvis en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, eventuelt suppleret med yderligere foranstaltninger. Du kan kontakte os for at få nærmere oplysninger om grundlaget for en konkret overførsel.

9. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer personoplysninger og øvrige oplysninger, der indgår i kundeforholdet, så længe det er nødvendigt for de formål, som oplysningerne blev indsamlet til, og derefter så længe det er nødvendigt af hensyn til dokumentation, retlige forpligtelser og mulige retskrav.

Efter kundeforholdets ophør opbevares oplysninger som udgangspunkt ikke længere end 5 år. Oplysninger kan dog opbevares i en længere periode, hvis dette følger af lovgivningen eller er nødvendigt for dokumentation, håndtering af retskrav eller andre legitime formål. Oplysninger kan slettes tidligere, når der ikke længere er et lovligt og nødvendigt formål med opbevaringen.

Oplysninger, der behandles efter hvidvasklovgivningen, opbevares og slettes efter de særlige regler, der gælder for denne dokumentation. Oplysninger, som indgår i regnskabs- og bogføringsmateriale, opbevares efter de gældende bogføringsregler.

10. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne kan du, afhængigt af omstændighederne, have følgende rettigheder:

• ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• ret til at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet
• ret til sletning
• ret til begrænsning af behandlingen
• ret til at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af legitime interesser
• ubetinget ret til at gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring
• ret til dataportabilitet, når betingelserne er opfyldt
• ret til at trække et samtykke tilbage med virkning for fremtiden.

Rettighederne kan være underlagt betingelser og begrænsninger. En anmodning kan sendes til gdpr@velas.dk.

11. Klage

Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Vi opfordrer dig til først at kontakte os, så vi får mulighed for at forholde os til din henvendelse.

12. Ændringer

Vi kan opdatere privatlivspolitikken, når vores behandlinger eller reglerne ændrer sig. Den gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Sidst opdateret: 14. september 2026